7 tipů k rychlému zvýšení produktivity

Poslouchat audio
Jan JančaSEBEROZVOJ

Chcete být výkonnější? Anebo v tom potřebujete někomu poradit? Chcete dosahovat vyšší osobní produktivity? A chcete lepších výsledků dosáhnout opravdu rychle?

Život zcela určitě není jen o produktivitě. K různým věcem lze přistupovat různě, a přitom to může být vždy správně. Pokud se ale potřebujete v oblasti své osobní produktivity posunout kupředu, je níže uvedených sedm tipů přesně pro vás!

1. Někomu dnes pomozte – budete se cítit šťastnější a budete produktivnější

Když dáváte, podvědomě se cítíte silní a šťastní. Tak to prostě máme nastaveno. Dávají rodiče. Dávají patriarchové. Dávají vědmy. Dávají králové...

Říká se:

Šťastnější je ten, kdo dává, ne ten, kdo bere.

A lidé, kteří dávají se nejen cítí šťastnější, ale také zakoušejí větší míru úspěchu.

Někteří lidé však mají pocit, že dávání je složitá záležitost, že se musí jednat o něco velkého. Jak se k tomu stavět? Zkuste využít následující podněty:

Pětiminutovka

Vyhlížejte po příležitostech, jak dalším nějak pomoci. Vyhlížejte po úkolech, které vám osobně zaberou jen málo času, třeba jen pět minut, ale pro dotyčného bude vaše pomoc hodně znamenat. Uveďme si pár příkladů:

  • Příteli, který neumí s počítačem, profesionálně zformátujte důležitý dokument.
  • Pomozte počítačovému analfabetovi s nějakým problémem na jeho počítači. Mnohdy stačí dát mu dobrý tip po telefonu.
  • Věnujte někomu pět minut tím, že mu budete pozorně naslouchat.
  • Upřímně a konkrétně někomu poděkujte nebo jej upřímně a konkrétně pochvalte. Dejte si s tím práci, aby si vaši pochvalu opravdu pamatoval.
  • Zkontrolujte někomu jeho práci a dejte mu snadno proveditelné tipy k rychlému zlepšení, aby se díky tomu posunul kupředu.
  • Udělejte pro celý pracovní tým čaj nebo kávu a nápoj každému hezky naservírujte.

Stovka za rok

Dejte si za cíl věnovat při pomoci lidem 100 hodin ročně, tedy přibližně dvě hodiny týdně.

Během týdne třeba můžete někomu věnovat 1 hodinu v celku a další hodinu věnovat různým lidem ve 12 pětiminutovkách, což pro vás znamená přibližně dvě pětiminutovky denně. Tedy stručně:

  • 1 hodina pomoci v celku týdně
  • 2 pětiminutovky denně

To zní dobře, co říkáte? Při hodinové pomoci se můžete zaměřit na nějaké větší úkoly nebo můžete zkombinovat více jednotlivostí do jednoho úkolu. Zkusme si opět uvést nějaké tipy na hodinovou pomoc. Za jednu hodinu například můžete:

  • Umýt okna a uklidit byt svému postaršímu sousedovi.
  • Pomoci někomu s uvařením oběda a přitom ho to naučit nebo mu to ukázat.
  • Nainstalovat někomu na počítač nový operační systém a zprovoznit jej.

2. Plánujte si svůj den

Konkrétní plán pro daný den bude pro vás jako mapa. Zároveň během den velmi jasně uvidíte, kde na své mapě právě jste. A tím pádem také uvidíte, jaký kus cesty už jste urazili.

Krom toho se mnoha lidem osvědčuje ještě tento podnět:

Dva nejdůležitější úkoly splňte do oběda.

Proč? Tento tip vychází z Paretova pravidla 80/20. Celých 80% výsledků totiž dosáhneme tím, když splníme pouhých 20% nejdůležitějších úkolů.

Když tedy dva nejdůležitější úkoly splníte co nejdříve na začátku dne, budete se naprosto oprávněně cítit úspěšní! Nabudí vás to. Budete plní energie a radosti.

A nejen to! Budete-li s každodenním plánem pracovat dlouhodobě, posunete se ve svém myšlení. Budete vidět věci jasněji, budete mít větší „tah na branku“.

Co se týče vašeho denního plánu, dále vám mohou pomáhat níže uvedené podněty:

  • Časové bloky: Své úkoly si časově vymezte. Nastavte si upozornění (třeba na telefonu), v kolik hodin má být příslušný úkol hotov. Naplánovaný čas dodržujte.

  • Vyhodnocení: Na konci dne věnujte pár minut vyhodnocení. Na začátku dne máte plán, proto je na konci dne na místě vidět, jak si ohledně svého plánu skutečně stojíte. Na základě svého vyhodnocení pak budete moci lépe plánovat další den.

  • Roztrpčení: Nezlobte se na sebe, když vše ze svých denních cílů nesplníte. Život není vytesán do kamene. Jak si stojíte, co se týče pravidla 80/20? Jaký je celkový obraz vašeho uplynulého dne? Splnili jste své zásadní cíle? Pak máte pádný důvod se radovat!

3. Zabývejte se danou věcí pouze jednou

Stává se vám, že si při čtení nějakého e-mailu říkáte: „K tomu se ještě vrátím někdy později.“ Nebo někoho potkáte a řeknete si: „Někdy si spolu musíme dát kávu.“

Jak na to jít lépe? Zabývejte se každou věcí pouze jednou! Jak to provést konkrétně? Řiďte se třeba následujícím schématem:

E-mail

  • Lze jej vyřídit během několika desítek sekund? Pak to udělejte hned!
  • Nehodláte se danou záležitostí již zabývat? Pak e-mail smažte nebo jej dejte mezi zprávy přečtené či do archivu zpráv.
  • Potřebujete na zprávu více času? Pak si tento úkol konkrétně naplánujte. (Například ve službě Gmail si můžete jakoukoli zprávu převést na úkol.)

Pozvání na kávu

  • Můžete spolu jít na kávu ihned? Pak to udělejte!
  • Je třeba si to společně naplánovat? Pak si to hned společně naplánujte. Vyndejte plánovací diář a navrhněte několik možností. Nakonec si oba schůzku zapište do plánovacího diáře.
  • Ve skutečnosti jste pozvání na kávu nemysleli vážně a s ničím takovým ani nechcete počítat? Pak se tím prostě už nezabývejte.

Žádosti o pomoc

  • Můžete dotyčnému pomoci ihned? (Zabere vám to jen pět minut?) Pak to udělejte!
  • Je třeba si takovou pomoc naplánovat? A chcete to udělat? Pak si to hned společně naplánujte.
  • Ve skutečnosti dotyčnému z nějakého důvodu pomoci nechcete? Pak se tím prostě už nezabývejte.

4. Dejte si šlofíčka

Mezi známými osobnostmi, které svou výkonnost dosahovali m.j. i pomocí krátkého zdřímnutí, jsou například i Leonardo Da Vinci nebo Ronald Reagan.

Řada studií jednoznačně potvrzuje prospěšnost tohoto příjemného zvyku. Dát si „dvacet“ je patrně jeden z nejefektivnějších způsobů, jak rychle načerpat potřebnou energii. Jak na to?

  • Zdřímněte si jednou denně na cca dvacet minut, když to na vás prostě skutečně přijde. Tehdy je šlofíček nejefektivnější.
  • Zatemněte místnost (zatáhněte žaluzie či závěsy).
  • Dejte si případně špunty do uší, aby vás nic ze spánku nevyrušilo.
  • Nastavte si buzení za 30 minut. (Osobně se automaticky probudím vždy přesně za 20 minut.)
  • Pohodlně se natáhněte a použijte lehkou přikrývku, abyste se cítili maximálně příjemně.
  • Je-li to třeba, domluvte se na tomto svém postupu s dalšími lidmi, aby vás zbytečně nerušili (členové rodiny, váš šéf, spolupracovníci atd.).

5. Vždy mějte po ruce notýsek na poznámky

Notýsek na poznámky řada lidí velice podceňuje a nedoceňuje. Možná si také říkáte: „K čemu dnes notýsek? Když bude třeba vždy si mohu cokoli zapsat do svého chytrého telefonu!“

Pochopitelně, že není problém si cokoli poznamenat do chytrého telefonu. Otázka ale je, zda to děláte. A pokud ano, kolik si toho skutečně poznamenáváte?

Silně o tom pochybuji. Proč? Porovnejte, jak rychle si zapíšete do svého telefonu a do běžného papírového zápisníku třeba zajímavou rýmovačku. Nebo jak rychle si uděláte nějaký náčrtek, diagram či schéma? Papír většinou vyhrává na celé čáře!

Osobně mám při sobě neustále malý notýsek formátu A6 v tvrdých deskách a s poutkem na malou mikrotužku, ve které mám náhradní tuhy. Propisovací tužka není spolehlivá. V horku může vytéct, v zimě někdy nepíše. Obyčejná tužka píše vždycky. A dá se gumovat.

Do papírového zápisníku můžete psát, i když máte v telefonu vybité baterie. Další listy pořídíte kdykoli za pár korun. A poznámky můžete v případě nejvyšší nouze psát na jakýkoli kousek papíru.

Později, obvykle jednou za týden, své poznámky projděte a ty zásadní si můžete přenést do nějaké digitální podoby. Možností je celá řada a probereme je někdy jindy.

6. Naučte se efektivně používat slůvko „NE“

Je asi zcela jasné, že nemůžeme na vše a naprosto každému říci ANO. Přesto je pro řadu z nás těžké říkat lidem kolem sebe NE. Je ale hodně důležité naučit se to. Dokládá to jedna zajímavá studie:

Jedné zkoumané skupině účastníků bylo řečeno, že při pokušení si mají říkat: „Tohle nesmím.“ Když například dostali chuť na zmrzlinu, měli si říci: „Zmrzlinu nesmím.“

Druhé zkoumané skupině účastníků bylo řečeno, že při pokušení si mají říkat: „Tohle nedělám.“ Když tedy například dostali chuť na zmrzlinu, měli si říci: „Zmrzlinu nejím.“

A jaký byl výsledek?

Studenti, kteří si říkali, „Čokoládovou tyčinku jíst nesmím,“ ji nakonec snědli v 61% případů.

Naproti tomu studenti, kteří si říkali, „Čokoládovou tyčinku prostě nejím,“ ji nakonec snědli pouze ve 36% případů.

„Nesmím to“ je tedy výrazně méně účinné než „nedělám to“. Jak tento závěr uplatnit v praxi?

  • Postupně udělejte rozhodnutí ohledně celé řady věcí, zda je „děláte“ nebo „neděláte“. Následně se tím řiďte. Uvidíte, kolik věcí se vám tím zjednoduší. Příklady: „Nekouřím.“ „Po ránu nečtu e-maily.“ „Nevysedávám u televize do noci.“
  • Svá rozhodnutí si zapište. U každého svého rozhodnutí si uveďte datum, kdy jste se pro něj rozhodli. Umístěte si svá rozhodnutí viditelně na nástěnku, k posteli, na lednici atd. Jednejte vůči svým rozhodnutím zodpovědně.
  • Podělte se  o svá rozhodnutí se svými přáteli a členy rodiny. Budou se vás určitě ptát, jak se vám vaše rozhodnutí daří plnit. Nebude vám to možná vždy úplně příjemné, ale ve skutečnosti vás to bude posouvat kupředu.

7. Nepodvádějte se budíkem

Kdysi měl někdo asi dojem, že na budíku je málo knoflíků, a tak přidal ještě funkci na odkládání zvonění. (Bývá tam anglický výraz snooze.) U některých budíků lze pro tuto funkci ještě nastavovat různý počet minut. A tak po prvním buzení vás bude budík znovu budit za 5 minut, nebo za 8 minut anebo třeba až za 15 minut. A krom toho máte možnost tuto funkci využít hned několikrát za sebou. Budík vás vzbudí poprvé v 06.00, ale vy si „vychutnáte“ ještě tři další buzení po 15 minutách, takže nakonec vstanete až 06.45. Příjemné, že? Ale víte, že tato funkce je ve skutečnosti proti vašemu nejlepšímu zájmu?

Takto rozkouskovaná poslední fáze spánku vám obvykle už nic nedá a spíše vede k větší ospalosti a únavě. Lidé, kteří funkci postupného buzení využívají, mají sklon cítit se během dne více unavení.

Jaké je řešení?

Nastavte si buzení na čas, kdy opravdu potřebujete vstát. A když budík zazvoní, prostě vstaňte! Pokud je to pro vás zpočátku náročné, dejte si budík dále od postele, abyste opravdu museli vstát.

Pokud vás alespoň některé z těchto podnětů zaujaly, uveďte je do života co nejdříve – nejlépe ihned. Mnoho úspěchů!

Shrnutí 7 tipů k rychlému zvýšení produktivity

  1. Někomu dnes pomozte – budete se cítit šťastnější a budete produktivnější.
  2. Plánujte si svůj den.
  3. Zabývejte se danou věcí pouze jednou.
  4. Dejte si šlofíčka.
  5. Vždy mějte po ruce notýsek na poznámky.
  6. Naučte se efektivně používat slůvko „NE“.
  7. Nepodvádějte se budíkem.

 

A jak to vidíš Ty?